Fizibilite çalışmaları sonucunda belirlenen niteleme düzeyi ve indeks bilgileri doğrultusunda tanımlanarak tek tek barkodlanan materyallerinizin sisteme adaptasyon, kutulama ve adresleme işlemleri yapılmaktadır.

İmha edilmesi gereken arşiv materyalleri belirlenip listelenerek imha komisyonunun onayına sunulmaktadır.

Fiziksel Düzenleme sayesinde aradığınız belgeye 2 dakika içinde ulaşabilirsiniz.

• Belgelerin güvenliği
• Güneş ışığı, nem, ısı, toz vb. etkenlerle, mikroorganizma ve haşerelerin dokümanlara vereceği zararı asgariye indirme
• Aranılan dokümanlara erişim kolaylığı
• İş gücü ve zaman tasarrufu
• Arşivsel doküman niteliği taşımayan malzeme ile imhalık belgelerin ayıklanmasıyla yer kayıplarının minimize edilmesi
• Yeni arşiv depolarına ihtiyacın azalması

• Tek tek barkodlama belgelerin ödünç-iade işlemlerini hızlandıracak ve sisteme birebir bağlı olunacaktır.
• Ödünç vermek için kutu içerisinde barkod numarası aranacaktır, isimlere bakılmayacaktır.
• İmha işlemi evrak-barkod bazında gerçekleştiği için daha güvenilir olacaktır.
• Belgeler kendilerine ait saklama süresi sonunda imha edileceklerdir, bu ise yer kazancı sağlayacaktır.
• Belgelerin sorgulanma sonucunda raporlaması daha kolay olacaktır. Hangi belgenin hangi kutuda olduğu nettir.
• İstendiği takdirde barkodun üzerine departman – konu gibi bilgiler barkod numarası olarak verilebilecektir. Belgenin barkodunu okuyarak hangi departman – şubeye ait olduğu, konusu bilgilerine ulaşılabilecektir.
• Belgelerin tek tek barkodlanması sayesinde herkes yetkisi dahilindeki belgeleri sorgulayabilecek, raporlayabilecek ve ödünç isteyebilecektir.
• İade edilen belgeler yerlerine kaldırılırken barkod etiketi okutularak ödünçten otomatik olarak düşülmesi sağlanacaktır.
• Barkodlu bir belge departmanlarda veya arşivde hiçbir şekilde kaybolmayacaktır.
• Barkod o belgenin arşive ait işlenmiş bir belge olduğunu gösterecektir. Ve Barkod numarasından sorgulama ile departman ve adres bilgilerine ulaşılacaktır.